Làm sao để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

1.Phát âm chuẩn và nói năng lịch sự:

Phát âm chuẩn và nói năng lịch sự là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

Những từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"... không những làm cuộc nói chuyện trở nên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người bên kia đầu dây hơn. Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong điện thoại trong mọi tình huống.

2.Không ra lệnh:

Không ra lệnh để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

Bạn không nên giữ thái độ ra lệnh cho người khác khi nói chuyện điện thoại. Bạn nên nói “Xin cho hỏi ông A hiện có ở đó không, có thể cho tôi nói chuyện với ông ấy không” thay vì “Tôi cần nói chuyện với ông ấy ngay bây giờ”. Bạn sẽ tạo cho người bên đầu dây kia cảm thấy vui vè và hài lòng với bạn hơn.

3.Kiềm chế cảm xúc:

Kiềm chế cảm xúc để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

Bạn đừng để những cảm xúc cá nhân của bạn ảnh hưởng đến cuộc trò chuyện giữa hai người. Để tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một số loại sách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.

4.Giọng nói chân thành:

Sử dụng giọng nói chân thành để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

Nếu bạn dùng giọng nói khó chịu, cáu cẳn, hay cằn nhằn thì cho dù những từ ngux bạn dùng trong cuộc trò chuyện có lịch sự như thế nào thì bạn cũng vẫn không thể tọa được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho người nghe cảm thấy bạn thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và đang cố lắng nghe để hiểu vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết.

5.Cư xử khéo léo và chuyên nghiệp:

Cư sử khéo léo và chuyên nghiệp để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

Khi bạn dùng những từ ngữ tiêu cực và có ý phán xét người khác thì bạn đang thể hiện là một người thiếu chuyên nghiệp và khéo léo. Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn và người kia bạn hãy chọn cho mình cách cư sử khéo léo và hợp lý nhất tạo sự thân mật với người nghe.

6.Không nên làm việc khác khi đang nói chuyện điện thoại:

Không làm việc riêng khi đang nói chuyện để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

Bạn không nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện thoại vừa trả lời, hoặc nói chuyện với người khác. Không ai thích khi đang nói chuyện và nghe thấy các âm thanh khác bên ngoài cuộc trò chuyện, họ sẽ cảm thấy họ không được coi trọng và chắc chắn sẽ không muốn tiếp tục câu chuyện nữa.

7. Tìm chỗ ngồi khi nói chuyện:

Tìm chỗ khi nói chuyện để giao tiếp qua điện thoại hiệu quả

Tìm chỗ ngồi thoải mái để đề phòng những cuộc điện thoại có thể kéo dài. Ngoài ra bạn nên chuẩn bị sẵn giấy và bút bên cạnh để có thể ghi chép lại những điều cần thiết