7 bí quyết quản lý thời gian

Nếu bạn hiểu mình thuộc kiểu người nào và muốn đạt được gì trong cuộc sống, bạn có thể bắt đầu lập ra những mục tiêu cần được ưu tiên. Trước khi bắt đầu nhìn vào cách bạn sử dụng thời gian ở nơi làm việc, việc nghĩ về cuộc sống của bạn trên phương diện rộng hơn sẽ rất hữu dụng. Bạn có một tầm nhìn rõ ràng cho cuộc sống của mình không? Bạn say mê nhất với điều gì? Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn quyết định những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống và từ đó lựa chọn cách sử dụng thời gian của mình.

Cùng với việc hiểu được bạn thuộc kiểu người nào, có một việc quan trọng là suy nghĩ cụ thể về công việc của bạn. Bạn phải hiểu rõ vai trò của mình và những trách nhiệm mà người khác muốn bạn hoàn thành. Chúng ta ai cũng có lúc cần được giúp đỡ để duy trì được sự tập trung vào tất cả các khía cạnh trong công việc của mình: để dừng việc lảng tránh những công việc hàng ngày hoặc nhiệm vụ khó khăn, để vượt qua được những động cơ tồi, để duy trì sự tập trung và ra những quyết định đúng đắn.

Dọn dẹp sạch sẽ những thứ lộn xộn, không cần thiết trên bàn sẽ giúp bạn suy nghĩ và làm việc tốt hơn. Lập một “danh sách những việc cần làm” sẽ giữ cho bạn luôn kiểm soát được công việc. Thiết lập một hệ thống để giúp bạn thực hiện những nhiệm vụ hàng ngày và lập kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện các dự án. Nếu nhận ra rằng mình đang chậm hơn so với kế hoạch, bạn sẽ có thể hành động để theo kịp nhịp độ ban đầu.

Đặt ra những mục tiêu mơ hồ và phi thực tế là một việc hoàn toàn vô nghĩa. Điều đó có thể tốt cho việc truyền cảm hứng, nhưng để hoàn thành công việc, bạn cần phải tư duy thực tế và rõ ràng hơn. Hãy xác định những mục tiêu cụ thể để chắc chắn rằng chúng thực tế và có thể đạt được. Cách tốt nhất là mục tiêu đảm bảo 5 tiêu chí SMART: Specific = cụ thể; Measurable = có thể đánh giá được; Achivable = có thể đạt được; Relevant = phù hợp; Timed = thời gian. Các mục tiêu càng chính xác, bạn càng dễ theo sát và tập trung.

Làm việc hiệu quả không đơn giản là mỗi cá nhân làm việc hiệu quả. Khi mọi người làm việc cùng nhau, những nỗ lực được kết hợp của họ mang lại nhiều lợi ích hơn là tổng các kết quả của cá nhân họ. Trong một đội có mối quan hệ công việc tốt, mỗi người đều hiểu rõ về vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của mình. Mỗi người trong số chúng ta đều có phong cách và kiểu làm việc riêng, và một đội tốt được lập ra để tạo sự cân bằng giữa các phong cách.

Chúng ta đang sống trong thời đại của giao tiếp tức thì và thư điện tử là phương tiện được sử dụng thường xuyên nhất. Mặc dù vậy cách thức này không phải lúc nào cũng là phương tiện giao tiếp tốt nhất. Đôi khi, một cuộc điện thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp với đồng nghiệp sẽ hiệu quả hơn rất nhiều

Có vô số những công cụ khác nhau giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn, bao gồm: đặt ra những khung thời gian trong kế hoạch để hoàn thành một nhiệm vụ, nhờ đó bạn tập hợp được đà đẩy cho công việc; đảm bảo những kế hoạch tiếp theo để giảm thiểu những vấn đề trong tương lai, luôn tập trung và có mục đích; sắp xếp công việc ít bị gián đoạn nhất và sử dụng hiệu quả những khoảng thời gian bê trễ bất ngờ xuất hiện.
Trích “Quản lý thời gian”