5 bí quyết giao tiếp để tránh hiểu nhầm mà bạn không nên bỏ qua

Trong giao tiếp nên nhớ không ai hiểu điều bạn nghĩ ngoại trừ bạn:

Trong giao tiếp nên nhớ không ai hiểu điều bạn nghĩ ngoại trừ bạn

Viết hoặc nói thành lời những gì bạn đang nghĩ là điều không hề dễ dàng, và thậm chí còn là một thách thức nếu bạn cứ cố làm nhiều việc một lúc vào thời điểm không thích hợp.

Giải pháp tốt nhất ở đây là bạn nên để cho người khác biết tất cả những gì bạn đang nghĩ, ngay cả khi bản thân bạn cũng chưa hoàn toàn rõ ràng về điều đó. Bạn nên để mọi người cùng đóng góp ý tưởng khi làm việc cùng nhau, qua đó bạn có thể đạt được kết quả tốt nhất có thể. Bạn cũng nên nói ra những lời hướng dẫn của mình và ghi chúng lại thành một bản tóm tắt nhỏ để mọi người trong nhóm biết chính xác những gì bạn đang nghĩ.

Đơn giản hóa nội dung trao đổi là bí quyết giao tiếp tránh hiểu nhầm:

 Việc phức tạp hóa nội dung trao đổi sẽ không chỉ gây ra hiểu lầm, mà còn dẫn đến việc hợp đồng giữa đôi bên sớm kết thúc.

Theo kinh nghiệm của một số chuyên gia trong nghề, điều này thường xảy ra với những người có tư duy sáng tạo. Những người này hay có xu hướng trình bày quan điểm của mình bằng nhiều ngôn từ phức tạp, và điều này thường khiến cho thông điệp của họ khó tiếp cận được người nghe.

Để làm chủ được nghệ thuật trình bày ý tưởng đúng trọng tâm, trước tiên hãy viết ra những gì bạn muốn nói, sau đó bắt đầu gọt dũa chúng cho đến khi tối giản được từng câu từng từ nhưng vẫn không làm mất đi ý nghĩa chính của thông điệp bạn muốn truyền tải. Hạn chế việc sử dụng quá nhiều tính từ hoặc thán từ để trình bày quan điểm.

Muốn giao tiếp tốt cần kiểm soát cách thể hiện của bản thân:

Muốn giao tiếp tốt cần kiểm soát cách thể hiện của bản thân

Đừng bao giờ nghĩ đến việc kiểm soát được những gì đang diễn ra ở phía người nhận thông điệp bởi chẳng bao giờ bạn có thể làm được điều đó. Nếu người ta đang ở trong tâm trạng tồi tệ, họ có thể hiểu thông điệp của bạn theo cách mà bạn chẳng bao giờ ngờ tới. Mặc dù bạn không thể kiểm soát phản ứng của người nhận, nhưng bạn có thể nỗ lực loại bỏ những cảm xúc không cần thiết, và hãy giữ một thái độ chuyên nghiệp trong bất kỳ tình huống giao tiếp kinh doanh nào.

Không nên viết tắt hoặc sử dụng biểu tượng cảm xúc thay vì từ ngữ:

Những người quản lý từng thường xuyên sử dụng biểu tượng mặt cười, nhằm giúp cho người nhận hiểu rằng bản thân anh rất hài lòng với thông điệp của họ. Tuy nhiên, đến khi họ bắt gặp những từ viết tắt hoặc những emoji chưa từng thấy thì đâm ra bối rối và không hiểu người nói muốn truyền đạt thông điệp gì. Và khi đó, ít có ai đủ thời gian để tra cứu xem những biểu tượng hay cụm viết tắt đó nghĩa là gì.

Bài học mà chúng ta rút ra ở đây là: ngay cả khi bạn là chuyên gia sử dụng emoji và các từ viết tắt, đừng nghĩ rằng những người khác cũng am hiểu ý nghĩa của chúng như bạn. Hãy giữ tác phong chuyên nghiệp, và để dành các emoji và từ viết tắt cho những người bạn thân.

Chắc chắn về ý nghĩa thông tin mình vừa nhận được:

Chắc chắn về ý nghĩa thông tin mình vừa nhận được

Có nhiều trường hợp người ta sẽ không muốn tiếp thu thông điệp bởi vì họ cho rằng mình đã biết sẵn những gì sắp được nghe, hoặc là họ đang bận rộn chuẩn bị câu trả lời của riêng mình. Điều này cũng tương tự khi bạn cho rằng mình đã biết sẵn nội dung của một email hoặc tin nhắn mà không cần đọc kỹ. Điều này có thể do bạn đang mệt mỏi, rối trí hoặc bị phân tâm, hoặc có khi thông điệp đó đến từ một đồng nghiệp mà bạn không thích. Và dĩ nhiên, hậu quả của việc không chịu tiếp thu kỹ là vô cùng khó lường.

Hãy chậm rãi và đọc tin nhắn nhiều hơn một lần trước khi đưa ra các giả định của bản thân. Bạn nên tập trung đọc, suy nghĩ kỹ và sau đó đọc thêm một lần nữa trước khi đưa ra kết luận. Nếu bạn vẫn không chắc chắn, hãy hỏi lại để chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ thông điệp.

Hi vọng bài viết trên đây đã giúp bạn có được trong tay những cách thức giao tiếp tránh hiểu nhầm cho người khác. Việc giao tiếp tốt có thể duy trì nhiều mối quan hệ tốt đẹp cũng như là tiền đề để bạn gặt hái thành công trong sự nghiệp của bản thân.