Bật mí những cách làm thế nào để có một cuộc họp hiệu quả

Thông báo trước kế hoạch họp để đạt hiệu quả:

thông báo trước kế hoạch họp để đạt hiệu quả

Bạn hãy thông báo sớm thời gian diễn ra cuộc họp nhưng đừng quá sớm để không một ai có thể lấy cớ là sẽ bận vào hôm đó. Bạn cần xác định lại ngày giờ cuộc họp trước tất cả mọi người để chắc chắn rằng họ sẽ nhớ và đến tham dự đông đủ.

Đúng giờ để có một cuộc họp hiệu quả:

Mọi cuộc họp phải được bắt đầu đúng giờ. Không bao giờ chờ đợi bất kỳ ai. Không bao giờ nói lại những phần đã nói cho người đến muộn. Nếu như họ không được nghe những phần quan trọng, sau cuộc họp họ có thể hỏi lại những người khác. Làm như vậy thì họ sẽ học được bài học đáng nhớ và lần sau họ mới đến đúng giờ. Lời khuyên hữu ích dành cho bạn đó là đừng bao giờ quy định cuộc họp bắt đầu chính xác vào giờ chẵn. Bạn nên quy định theo kiểu 3h10 thì tốt hơn là vào đúng 3h. Bạn sẽ thấy mọi người đến đúng giờ hơn nếu bạn quy định vào giờ lẻ.

Hiểu rõ mục đích của cuộc họp để có hiệu quả:

hiểu rõ mục đích của cuộc họp để có hiệu quả

Christopher Frank, Phó chủ tịch của American Express, thường yêu cầu mỗi nhân viên tự hỏi: "Mục đích của cuộc họp là gì?". Từng người phải cho biết câu trả lời của mình trước khi bắt đầu họp, và nội dung câu trả lời không được vượt quá 5 từ. Bằng cách này, ông muốn mọi người có chung sự thấu hiểu về mục đích của cuộc họp hôm đó và dành sự tập trung cho nó.

Kiểm soát thời gian họp để có một cuộc họp hiệu quả:

Một trong những nỗi ám ảnh và ngao ngán của người tham gia họp là thời gian họp kéo dài lê thê. Những cuộc họp như vậy thường gây lãng phí thời gian và nguồn lực cho tổ chức, nhưng nghiêm trọng hơn, nó hủy hoại tinh thần làm việc và có thể khiến tổ chức lỡ mất cơ hội kinh doanh. Vì vậy, thời gian dành cho một cuộc họp chỉ nên là 30 phút là vừa đủ để mọi người lĩnh hội và xử lý sáng suốt các thông tin.

Không sử dụng laptop khi điều hành cuộc họp:

không sử dụng laptop khi điều hành cuộc họp

Theo nghiên cứu của hai nhà tâm lý học Pam Mueller và Daniel Oppenheimer từ Đại học Princeton và UCLA về thói quen ghi chép của sinh viên, nếu ghi chép bằng giấy viết, ghi nhớ được các thông tin, sự kiện và hiểu rõ các khái niệm hơn so với khi ghi chép bằng laptop. Vì vậy dù là người công nghệ đến mấy cũng nên sử dụng sổ và bút để ghi lại các công việc cần xử lý.

Nên có 2 phút khoảng lặng để có một cuộc họp hiệu quả:

Theo Alexander Kjerulf, chuyên gia cố vấn về xây dựng hạnh phúc trong công việc, khoảng lặng là tối cần thiết để có những tư duy hay ý tưởng sâu sắc, bởi mục đích của cuộc họp không phải để tất cả được nói, mà là để tìm ra những ý tưởng, giải pháp, kế hoạch và quyết định hiệu quả để giúp bạn làm giàu.

Bài viết trên hi vọng sẽ giúp bạn có được những lời khuyên bổ ích để tổ chức và điều hành một cuộc họp hiệu quả. Chúc bạn thành công nhé!