Bí kíp lựa chọn văn phòng cho thuê hiệu quả
(Giúp bạn) - Một trong những yếu tố tiên quyết tạo sự thành công của nhiều doanh nghiệp chính là tìm được văn phòng cho thuê phù hợp với công việc.
Việc tìm được văn phòng làm việc để đạt được hiệu quả trong kinh doanh chưa bao giờ là dễ dàng đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới mở. Dưới đây là các bước hướng dẫn sẽ giúp bạn tìm được văn phòng chuyên nghiệp một cách hiệu quả.
Xác định ngân sách và thời gian thuê để tìm văn phòng hiệu quả:
 |
| xác định ngân sách và thời gian thuê để tìm văn phòng |
Chi phí thuê văn phòng sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, thế nên, ngân sách dự tính là điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý đầu tiên. Nguồn ngân sách dự tính được xác định rõ ràng, khoảng thời gian thuê được chắn chắn ngay từ ban đầu sẽ giúp bạn chọn lựa được giữa thuê một văn phòng trong tòa nhà cao ốc, văn phòng nhà phố hay một văn phòng tại khu công nghệ tập trung. Nếu bạn xác định sẽ thuê lâu dài sẽ rất có lợi cho bạn bởi bạn sẽ nhận được ưu đãi từ người cho thuê nếu bạn biết cách thương lượng về hợp đồng.
Tìm địa điểm văn phòng cho thuê phù hợp:
 |
| tìm địa điểm văn phòng cho thuê phù hợp |
Vị trí lý tưởng để đặt văn phòng tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, chiến lược kinh doanh, quảng bá hình ảnh của công ty. Về lĩnh vực kinh doanh và chiến lược kinh doanh, hoạt động kinh doanh của bạn cần nơi yên tĩnh, ít dân cư hay nơi sôi động, thúc đẩy nhu cầu mua sắm, ăn uống và các loại hình dịch vụ khác. Về chiến lược quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, nếu bạn cần đưa danh tiếng của công ty lên một tầm cao mới, đánh bóng tên tuổi thì cần chọn những nơi đắc địa ở trung tâm thành phố hoặc khu văn phòng cho thuê danh tiếng. Việc này không chỉ có lợi cho bạn về doanh thu doanh nghiệp mà còn hút cả nguồn nhân lực chất lượng, góp phần phát triển doanh nghiệp.
Tìm hiểu diện tích văn phòng cho thuê:
Diện tích văn phòng lớn hay nhỏ sẽ dựa trên số lượng nhân viên. Trên thực tế, các doanh nghiệp thường chia không gian làm việc cho mỗi nhân viên là 4 m2. Lưu ý, một số chủ đầu tư tòa cao ốc hoặc khu văn phòng tập trung sẽ yêu cầu bạn chi trả cả diện tích sử dụng chung như hành lang, khu vệ sinh…Sự chênh lệch giữa hai phần phòng sở hữu và diện tích dùng chung có thể hơn 20% tổng giá trị tiền thuê. Thế nên, bạn nên tính toán diện tích và thương lượng kỹ càng với bên cho thuê để tránh phát sinh mâu thuẫn về sau.
Thời gian làm việc phát sinh với ngân sách:
Mỗi chủ đầu tư của tòa cao ốc, khu tập trung hay chủ cho thuê văn phòng đều sẽ có những quy định riêng về thời gian mở cửa. Vì vậy, tùy vào tính chất công việc, bạn nên thương thảo kỹ trong hợp đồng để phân bố thời gian 24/24h hay 8 tiếng/ngày. Ngoài ra, bạn nên tính thêm thời gian phát sinh và thương lượng chi phí ngoài giờ hợp lý với ngân sách.
Cơ sở hạ tầng, dịch vụ của văn phòng bạn muốn thuê:
 |
| cơ sở hạ tầng, dịch vụ của văn phòng bạn muốn thuê |
Khi chọn văn phòng cho thuê, bạn nhất thiết phải đặt vấn đề về các dịch vụ tiện ích đi kèm bôi trơn hoạt động của doanh nghiệp như: phí quản lí, chỗ để xe, sửa chữa và trang trí phòng, điện, nước, điều hòa, internet, rác…
Trước khi chuyển phòng, công ty của bạn có thể bỏ ra một khoản chi phí để sửa chữa và trang trí lại cho phù hợp với mục đích, văn hóa công ty. Việc này có thể tốn từ nửa tháng đến 2 tháng nên bạn có thể thương lượng với chủ đầu tư miễn phí hoặc giảm bớt chi phí thuê trong thời gian sửa chữa, hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa và trang trí lại phòng.
Mẹo thương lượng hợp đồng văn phòng cho thuê:
 |
| mẹo thương lượng hợp đồng văn phòng cho thuê |
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình tìm kiếm và thương lượng hợp đồng thì có thể thông qua văn phòng luật sư uy tín khảo cứu hợp đồng cũng như tư vấn địa điểm. Nếu tự thương lượng với bên cho thuê, bạn nên chốt kỹ việc giữ nguyên giá thuê trong 2 hoặc 3 năm đầu nếu ký hợp đồng dài hạn. Sau thời gian giữ nguyên giá, chủ thuê có thể tăng giảm giá tùy theo thị trường. Tuy nhiên, để tránh trường hợp tăng giá quá cao, bạn có thể quy định rõ ràng trong hợp đồng về việc tăng không quá bao nhiêu phần trăm: 10%, 20%... Đừng ngại thương lượng để có được vị trí phòng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất về diện tích thuê, tiện ích hỗ trợ, phí sửa chữa, ưu đãi dành riêng cho người thuê dài hạn…
Mong rằng những bước trên sẽ giúp bạn tìm được một văn phòng cho thuê hiệu quả.
